¿Qué es una Oficina Virtual?

Oficina Virtual:

Para ilustrar el concepto que ofrecemos en Tecnomantica de Oficina Virtual, les voy a brindar un ejemplo práctico:
Imaginemos que usted tiene una empresa que alquila equipos para organizar fiestas.
Ustedes tienen tarimas, toldos, sillas, manteles, etc.
La empresa está formada por cuatro empleados de oficina, que se encargan de tomar las ordenes de trabajo, facturar, dirigir a los técnicos que instalaran y transportaran los equipos etc.
Para esto actualmente ustedes poseen una conexión rápida a Internet, es decir una conexión que no es por teléfono convencional y poseen dos computadoras.
Están realizando toda la labor de archivo de clientes, facturación, ordenes de servicio y cotizaciones, contratos, etc., con herramientas como Word, y Excel. Los archivos de clientes los llevan de forma manual y físicamente, es decir, tienen un archivero donde hay un sin fin de papeles.
Necesita diseñar un programa donde pueda generar contratos, llevar los inventarios, tener bases de datos de los clientes, generar ordenes de servicio y archivar facturas.
Además desea que esto sea de fácil uso y documentación.
Normalmente, para que el software en cuestión sea funcional, usted deberá comprar una computadora potente que funcione de servidor, es decir, que albergue la base de datos. Además deberá comprar el software necesario (Sistema operativo) para albergar ésta base de datos.
También deberá preocuparse que su información sea correctamente respaldada para que e caso de que algún equipo se dañe, no se pierda la información que usted por meses o años ingresó.
También deberá procurar que las computadoras que tienen actualmente sea funcional para el software nuevo, sin tomar el cuenta el hecho de que éstas máquinas deberán tener una plataforma estable, ah y cómo no mencionarlo: El servidor que usted compró (La computadora principal) requiere de mantenimiento de personal especializado, el cual usted no tiene.
Esta solución puede costarle varios miles de dólares y dolores de cabeza.
O puede usar la opción de la oficina virtual.
La oficina virtual, consiste en ése programa que usted necesita a la medida, pero dicho programa funcionará a través de Internet.
No requiere comprar equipo, nada mas requiere que los usuarios del software tengan acceso a Internet y desde cualquier punto del planeta podrán acceder a inventarios, bases de datos de clientes, facturación etc., con solo tener un nombre de usuario y una clave.
Además, el respaldo del servidor ya no será su problema, porque este se realiza de forma automática. No requiere soporte técnico ni mantenimiento para los servidores tampoco.
Además se le ofrece presencia en Internet, es decir, un sitio en Internet por la compra de ésta solución, ( Ejemplo: www.el nombre_desuempresa.com ) Lo que eventualmente aumentará su volumen de ventas, pues los usuarios podrán hacer solicitudes de su servicio en línea, o simplemente podrán ver detalladamente los servicios que usted ofrece.

¿Cómo funciona?

Lo primero que debe saber, es que para la Oficina Virtual, los equipos que se requieren para correr su software están fuera del país, y usted accederá a su programa diseñado a la medida de forma remota, es decir, a través de Internet. Dado que estos potentes equipos, son de uso común, el costo de mantenimiento se abarata muchísimo.
Usted puede entrar a hacer consultas a su software desde la comodidad de su casa o de un Internet café.
Si desea pasarse físicamente de oficina, no será necesario montar de nuevo toda la plataforma tecnológica, pues la Oficina Virtual solo requiere que tenga acceso a Internet para poder usarla.
Esta solución aunque más sofisticada es muchísimo más económica, que tener que comprar equipos, y requerir de mantenimiento de los mismos así como las caras licencias que se usaran para este equipo como bases de datos o programas para servidores. (Sistemas operativos como Windows 2000 server o Windows 2003 Server).

Si desea más información de las ventajas y desventajas de la oficina virtual, así como otros conceptos, haga clic en éste articulo:

http://enter.terra.com.co/ente_secc/ente_actu/noticias/ARTICULO-WEB-1001940-1983569.html

Pablo Pérez Sibaja
Asesor Tecnológico.